Справочник по делопроизводству
Раздел 1 Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)
Глава 1 Управление документами как неотъемлемая составляющая делопроизводства
Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007[1]. Уточним, что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИ-ДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)[2], предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, а также для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях[3].
Рис. 1.1.
* В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных нормативных актов по делопроизводству) см. далее.
** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) или отдельных его работников.
Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою очередь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)[4] управления документами.
Общее содержание мероприятий по управлению документами (согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.
Рис. 1.2.
Глава 2 Требования к системе управления документами
Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:
а) надежность;
б) целостность;
в) соответствие (управляемость);
г) комплексность;
д) системность.
2.1. Надежность
Система управления документами должна быть надежной. Под надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:
1. Способность системы длительно (в идеале – постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей – например, деятельности по управлению персоналом и соответствующими документами).
3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное отражение процессов деловой деятельности.
4. Защита документов от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения.
5. Функционирование системы в качестве основного источника информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.
6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным с ними метаданным[5].
2.2. Целостность
Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе управления документами, является ее целостность. При этом под целостностью системы понимается следующее:
1. Способность системы предотвратить несанкционированный доступа к содержащимся в ней документам.
2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации пользователей).
3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.