Работа транспортной службы, сочетает в себе комплекс мероприятий и как следствие является результатом деятельности несколько служб. Очень важно при этом понимать и контролировать все процессы, связанные с доставкой продукции и учетом материально технических средств.
Работа в транспортной сфере контролируется несколькими ведомствами и количество законодательной базы огромное, причем она постоянно меняется. Этот регламент направлен прежде всего на организацию работы транспортного отдела частной компании в современных условиях, учитывая все входящие указания от контролирующих органов, таких как Ространснадзор, Министерства труда, Санитарно-эпидемиологический надзор, охраны труда, пожарный надзор и т. д.
По собственному опыту могу сказать, что более 15 лет назад, когда я только начинал организовывать работу транспортной службы, ни чего подобного в доступной литературе не было, что конечно было бы огромным подспорьем, по этому вся информация содержащаяся в этом регламенте, это прежде всего личный опыт проверенный годами.
На данный момент, регламент определяет работу около 300 автомобилей с соответствующим штатным расписанием.
Для более комфортного усвоения информации сам «Регламент работы транспортного отдела» с приложениями будет расположен в заключительной части, а начиная с первой главы буду более подробно раскрывать информацию по основополагающим составляющим регламента.
Уточню сразу, что регламент существует для определения процессов, связанных с работой организации, а это значит что именно по этому регламенту ваш отдел могут и будут проверять, в том числе и внутренние службы компании, например служба безопасности или ревизионная комиссия, при проверке материальных остатков запасных частей или гсм. По этому, с самого начала ориентируемся на то, что данный документ подписывает руководитель компании, а это значит что взаимодействие смежных отделов например отдела кадров при подборе персонала в транспортный отдел или финансовой службы при оплате расхода ГСМ, определено руководителем и подлежит общему исполнению.
Так же данный регламент позволит вам создать собственный на основе этого.
В «Общих положениях» указываются все значения, с которыми могут столкнуться исполнители регламента, в том числе необходимо указать сокращения. Помним, что не все работают с транспортом на постоянной основе и не для всех АТС – это автотранспортное средство, по этому указываем подробно то что считаем нужным и с расшифровкой.
Для удобства компанию в Регламенте обозначим как ООО «________», наименование компании часто указывается в нормативных документах, по этому обязательно вставляем его в общие положения. Соответственно это могут быть другие формы правовой деятельности ЗАО, ТД, ИП и т. д.
Автомобиль (АТС) может быть на разной основе в собственности, по этому указываем это.
Что бы быть уверенным что вы полностью подготовлены к работе с данным регламентом, описывая в главах понятия значений, будем указывать и способы проверки данных пунктов. Например, понимая что АТС принадлежит компании на какой бы то ни было праве собственности, вы должны проверить наличие основания этой принадлежности.
Каждый автомобиль укомплектовывается папкой, документы в которой рассмотрим в процессе изучения регламента. Из общих положений понимаем, что должен быть договор аренды если машина в аренде, договор лизинга если машина в лизинге, в случае если в свидетельстве о регистрации ТС указан лизингополучатель (ваша компания) то договор лизинга не требуется. Если машина в собственности, то это самый простой и рабочий вариант, информация о том, что АТС принадлежит ООО «________» есть в свидетельстве о регистрации АТС, по этому лишних договоров быть не должно и инспектору в случае проверки на дороге, достаточно показать свидетельство о регистрации, путевой лист и трудовой договор водителя, свидетельствующий о том что он работает в ООО «________».
БДД – все что связано с БДД необходимо контролировать и исполнять, а в случае сделанного замечания инспекторами в процессе проверки исправлять в кратчайшие сроки и отчитываться. Особенно необходимо обратить внимание на документы сотрудников, которые исполняют обязанности в транспортном отделе. В подавляющем большинстве все они должны иметь дополнительное образование или пройти специализированные курсы. Это 100 % должно исполняться. Штрафы при нарушении БДД значительные. Помните, что если у компании правовая форма например ООО, штраф может отличаться от штрафа наложенного на физическое лицо в десятки раз. Причем БДД это не только наличие документов у ответственных лиц, это соблюдение различных норм, утвержденных на момент проверки. Например, штраф за превышение нагрузки на ось, может достигать до 450 000 руб. при прожиточном минимуме на данный момент 12 130 руб. Я попадал в эту ситуацию и можете поверить ни какие юристы вам не помогут, будете платить. Видел в том числе водителей, которые были вынуждены продать свои автомобили для оплаты штрафа и оставить транспортную деятельность.