Список видов избыточной деятельности в управлении.
Ниже описаны основные причины, которые создают лишнюю работу и хаос в процессах. Эти выводы основаны на многолетних наблюдениях за тем, как избыточная деятельность может срывать сроки и порождать беспорядок.
1. Ложные доклады
Если доклад содержит недостоверные данные, это вызывает кучу бесполезных действий: проверки, запросы, переписки. Все тратят время, вместо того чтобы работать.
2. Неисполнение приказов
Игнорирование приказов порождает путаницу, авралы и провалы в сроках. В результате дела накапливаются, как пробка на дороге.
3. Изменения в приказах
Поправки в уже утверждённые приказы превращают выполненную работу в мусор. Всё приходится переделывать.
4. Отсутствие докладов
Если непонятно, выполнена ли задача, начинается паника: где данные? кто что делал? Это не только мешает, но и вгоняет всех в стресс.
5. Игнорирование правил общения
На любой запрос или приказ должен быть ответ. Если его нет, вы умножаете хаос.
6. Отсутствие информирования
Когда начальник не делится информацией с подчинёнными или наоборот, в организации начинается вакханалия. Все бегают и не понимают, что делать.
7. Неполное предоставление данных
Когда с приказами или запросами не прикладывается нужная информация, работа тормозится. Вместо выполнения задачи приходится разбираться, что имелось в виду.
8. Заблокированные коммуникации
Произвольные запреты или перекрытие линий связи приводят к тому, что важные приказы не доходят до исполнителей.
9. Перекрёстные приказы
Если подчинённые издают приказы, которые противоречат приказам начальства, возникает хаос: все делают всё, но ничего толком.
10. Ориентация только на текущие задачи
Если забыть о стратегических целях и работать только на сиюминутные задачи, организация утонет в мелочах.
11. Отсутствие задач
Когда задачи не ставятся, люди просто тратят время впустую.
12. Нереалистичные задачи
Цели, которые нельзя достичь или которые не связаны с общей стратегией, только отвлекают от действительно важных дел.
13. Противоречащие задачи
Когда задачи на разных уровнях противоречат друг другу, сотрудники путаются и не знают, что делать.
14. Зависшие задачи
Если в процессе работы появляется преграда, но никто её не замечает или не решает, задача встаёт. Итог: все авралы идут на устранение последствий, а не на выполнение целей.
15. «Любимый конёк»
Когда кто-то берётся только за те задачи, которые ему интересны, игнорируя важные вещи, это создаёт ненужное движение.
16. Устаревшие приказы
Если приказы теряют актуальность, но их продолжают исполнять, это замедляет работу и вызывает путаницу.
17. Игнорирование стандартов
Если не следовать прописанным процедурам и использовать неправильные подходы, задачи выполняются с ошибками или вовсе не выполняются.
18. Перекладывание ответственности
Если кто-то постоянно спихивает свою работу на других, общее движение замедляется, а результат – нулевой.
19. Пропуск линий связи
Если информация передаётся мимо необходимых пунктов, это приводит к недоразумениям и сбоям в работе.
20. Неправильное использование ресурсов
Если отделы, сотрудники или материалы используются не по назначению, это нарушает стандартные процессы.
21. Создание завалов
Когда задачи копятся и не решаются вовремя, начинаются запросы, уточнения и новые завалы.
22. Не по теме
Если кто-то начинает выдавать ненужные заявления или задания, это мешает работе остальных.
23. Нарушение стандартных процессов
Если задачи и приказы передаются с нарушением процедур, это ломает коммуникацию и вызывает путаницу.