Организация документооборота на складе
1. Первичные учетные документы
В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в бухгалтерском учете на основании первичных документов.
Обязательные реквизиты в первичных документах. Первичные учетные документы должны быть приняты к учету, только если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако не исключается, что в ходе производственной деятельности организации может возникнуть такая ситуация, когда для оформления какой-либо операции нет предусмотренных типовых форм первичных документов. В данном случае организации дано право самостоятельно разработать форму документа, необходимого для оформления операции. Такой документ должен в обязательном порядке содержать следующие реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.
Первичные документы могут быть:
• многострочными – на несколько номенклатурных номеров;
• однострочными – на один номенклатурный номер.
При наличии автоматизированной формы учета, целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.
В условиях ручной техники и малой механизации рекомендуется применять однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (с отрывными на один номенклатурный номер талонами; выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.
Количество экземпляров выписываемых первичных документов и документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства и
материально-технического снабжения, а также от системы организации и механизации учета. Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров (при автоматизации с использованием компьютера, как правило, в одном, а при малой механизации не более двух), а типовые междуведомственные – в строгом соответствии с указаниями ЦСУ РФ.
Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи. Они должны быть заранее пронумерованы (нумератором). Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) – на крупных.
Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
На предприятиях и стройках может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.
2. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету материалов
Операции по движению (поступлению, внутреннему перемещению, отпуску) материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов, утвержденными постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. №71 и введенными в действие с 1 ноября 1997 г.
Образцы форм приведены в приложении к настоящей теме.
К ним относятся:
• форма №М-2 «Доверенность»;
• форма №М-2а «Доверенность»;
• форма №М-4 «Приходный ордер»;
• форма №М-7 «Акт о приемке материалов»;